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Tecnologia e segurança da informação de ponta a ponta

A inovação tecnológica e a segurança da informação mantêm o Mattos Filho na vanguarda do mercado jurídico. Investimos em tecnologias que atendem às regras mais modernas do mercado nacional e internacional para oferecer agilidade e excelência aos nossos profissionais e clientes, garantindo que suas informações estejam protegidas por uma estrutura robusta de segurança.

A IT Mídia, importante instituição da área de tecnologia, apontou o escritório como uma das 100 empresas brasileiras mais inovadoras do ano no uso de tecnologia da informação no ano de 2021. Fomos o único escritório de advocacia listado no ranking dessa premiação, que é organizada há mais de duas décadas. A avaliação foi realizada por um comitê formado por especialistas e jornalistas da área de tecnologia convidados pela instituição, que consideraram no resultado a cultura e os processos de inovação/tecnologia adotados pelas empresas.

O case inscrito na premiação foi o Projeto Conecta – o jeito Mattos Filho de trabalhar, pautado pelo bem-estar e pela flexibilidade, e que faz dos diversos recursos a base de sua operação, trazendo conforto para os profissionais se conectarem de forma híbrida dentro do escritório e fora dele (mais informações, no capítulo 3). O prêmio endossa o sucesso do trabalho colaborativo, nossa substanciosa plataforma de tecnologia da informação e o foco em inovação.

No ano de 2021 foi marcado também pela conquista no Mattos Filho da ISO 27001, norma internacional que reforça o compromisso que o escritório tem com os dados dos clientes, garantindo um ambiente seguro para operar, guardar e processar essas informações.

Em todo esse processo, contamos com apoio de uma consultoria especializada. Foi feito um diagnóstico do nosso ambiente, do grau de maturidade dos controles e da segurança da informação. No fim do ano, uma certificadora independente fez uma auditoria geral, que atestou a conformidade do Mattos Filho com as exigências da norma. Passamos sem nenhum ponto crítico que impedisse a certificação.

“A segurança dos dados é um tema muito sensível. No momento da contratação do escritório, somos auditados por clientes, que desejam identificar se temos condições de cuidar das informações mais sigilosas sobre os seus negócios, sobre sua estratégia. Essa certificação, reconhecida internacionalmente, funciona como uma credencial das nossas boas práticas. A ISO 27001 é um imenso diferencial competitivo.”

Leonardo BrandileoneDiretor da área de Tecnologia e Conhecimento

Segurança de dados em todos os lugares

Em relação ao uso e proteção de dados, o Mattos Filho possui um projeto de compliance extremamente robusto e bem estruturado. O fluxo de acesso aos dados nas estruturas internas de trabalho é monitorado de forma ininterrupta e conta com hierarquia e controle de acesso, além da utilização de sistemas de acompanhamento para prazos e comunicações, garantindo a confidencialidade no processo e trâmites da informação.

A cultura de segurança da informação está baseada nos parâmetros mais elevados de normas certificadoras de segurança dos dados. O escritório possui um programa contínuo de treinamento e atualização dos profissionais em relação à segurança de dados e manipulação de informações sensíveis. O mesmo nível de exigência interno se desdobra na escolha de parceiros e fornecedores aderentes às principais certificações e que investem em tecnologias que atendem às regras mais modernas dos mercados nacional e internacional.

Nossas conexões a distância são todas criptografadas, com duplo fator de identificação e camadas de proteção para garantir que a informação esteja bem protegida. A ISO 27001, mais uma vez, atesta essa segurança, não importa de onde o profissional realize o seu acesso.

“Até pela natureza do nosso negócio, somos atentos e sempre tivemos muito critério no uso de dados. Quando tratamos desse tema, estamos nos referindo a três pilares no Mattos Filho: treinamento dos times, monitoramento constante dos nossos sistemas e altíssimas exigências de segurança da informação. Com a entrada em vigor da LGPD, criamos uma governança com detalhamento dos processos e um profundo controle em todas as áreas do escritório.”

Fabio KujawskiSócio do Mattos Filho

A nova fase da transformação digital no escritório

No Mattos Filho, temos um plano de transformação digital dividido em três fases. A pandemia demonstrou a consistência do plano, que permitiu aos mais de 1.600 profissionais do escritório trabalharem em modo remoto com eficiência e segurança. Na primeira fase do plano um dos destaques foi a implantação do cloud para armazenar documentos e e-mails. Na segunda, o foco foi em soluções digitais para o trabalho dos nossos profissionais e voltadas para a etapa do cliente no escritório, inclusive com a criação do Portal Mattos Filho, plataforma online de relacionamento que reúne nossa agenda de eventos e webinários, além de materiais complementares exclusivos desenvolvidos pelas práticas.

Na terceira fase, iniciada em 2020 e que tem previsão de ser concluída em 2023, o grande objetivo é gerar mais eficiência para o escritório, com o uso de automação e inteligência artificial, permitindo que os profissionais foquem em suas atividades e usem dados para gerar insights e tomar decisões com maior agilidade.

Em 2021, desenvolvemos uma série de dashboards com olhar para gestão de pessoas; implementamos o o novo sistema financeiro operacional SAP; e migramos nossa plataforma de gerenciamento eletrônico para a nuvem.

Confira algumas das principais iniciativas realizadas no último ano:

Conecta Tech

Criação de uma cultura digital que assegurou o trabalho com mais flexibilidade, liberdade e bem‐estar, sem renunciar à eficiência e segurança. Implementamos soluções de comunicação e colaboração, além de acesso seguro, rápido e fácil ao nosso ambiente digital. Mais de 70% das salas de reuniões em nossos escritórios ganharam tecnologia para apoiar os encontros no modelo híbrido. São recursos de reconhecimento de voz, projeção e áudio, que facilitam a conexão e reduzem custos de manutenção.

Nova plataforma de gestão empresarial – SAP

Com a implementação do SAP, uma das principais ferramentas de gestão mundialmente reconhecida, reforçamos o nosso compromisso com a governança e controle dos processos financeiros, além de trazer uma plataforma mais robusta para garantir a continuidade e o crescimento do escritório e aderente aos nossos protocolos de segurança da informação.

Gestão de casos

Novo sistema criado internamente, que aprimora o acompanhamento dos casos, trazendo maior eficiência, oferecendo mais visibilidade de informações importantes de forma antecipada. O sistema também permite que os advogados estejam ainda mais engajados na condução do caso, olhando não só os aspectos jurídicos, como também os de eficiência financeira.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na nuvem

Com sistema que inclui avançados protocolos de segurança e criptografia do conteúdo armazenado, a nova versão do GED proporciona mais mobilidade no acesso a informações e produtividade.

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